MỤC LỤC
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ HỆ
THỐNG ERP 1
1.1
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) 1
1.1.1
Khái niệm 1
1.1.2
Các thành phần 1
1.1.3
Chức năng 1
1.1.4
Tổ chức hệ thống thông tin kế toán 2
1.1.5
Quá trình tổ chức 2
1.1.6
Nội dung tổ chức 3
1.2
ERP 3
1.2.1 Khái niệm: 3
1.2.2 Ý nghĩa của hệ thống ERP 3
1.2.3. Phân loại 5
1.2.4. Các thành phần của ERP 6
1.2.5. Quá trình triển khai ERP tại DN 7
1.2.6. Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau: 10
1.2.7. Mô hình vận hành của ERP 19
1.3
Ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán 31
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TRIỂN KHAI VÀ ỨNG DỤNG ERP TẠI CÁC
DOANH NGHIỆP VIỆT NAM 32
2.1
Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam 32
2.2
Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp 33
2.2.1. Tính linh hoạt của ERP 35
2.2.2. Cộng tác giới hạn 35
2.2.3. Những thử thách 36
2.2.4. Giá trị và tỷ suất lợi nhuận đầu tư 36
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KẾ
TOÁN 38
3.1
Các phân hệ trong phần tài chính kế toán của một hệ thống ERP: 38
3.1.1
Phân hệ Sổ Cái 38
3.1.2
Phân hệ Quản lý Tiền 38
3.1.3
Công nợ Phải trả và Công nợ phải thu 38
3.1.4
Tài sản Cố định 39
3.1.5
Trung tâm Chi phí và Lợi nhuận 40
3.1.6
Lập Ngân sách: 40
3.1.7 Lập Báo cáo Tài chính 40
3.1.8
Khả năng Phân tích Tài chính 41
3.1.9
Quản lý Hàng tồn kho 41
3.1.10
Quản lý sản xuất: 44
3.1.11
Quản lý giảm giá và chiết khấu 45
3.1.12
Phân tích/quản lý doanh thu 46
3.2
Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử
dụng ERP: 46
3.2.1
Ghi nhận bằng bút toán hạch toán 46
3.2.2
Sự xuất hiện tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán 47
3.2.3
Trừ khi chỉ sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp (GL), không thể quản lý
số liệu kế toán theo kiểu đối ứng tài khoản truyền thống 50
3.2.4
Trong ba phương pháp chữa sổ kế toán ở Việt Nam, chỉ có phương
pháp ghi bút toán đảo và bút toán âm là được thực hiện trên ERP 51
3.2.5
Việc quản lý chỉ đạt được tốt nhất khi doanh nghiệp sử dụng các quy
trình tác nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống. 51
CHƯƠNG 4: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC ỨNG DỤNG ERP VÀO
TRONG DOANH NGHIỆP VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN 52
4.1
Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP. Tại sao nhiều dự án triển khai
ERP thất bại? 52
4.1.1. Thiếu đầu tư trang thiết bị quản lý, cam kết và hỗ trợ 52
4.1.2. Kế hoạch và ngân sách không đúng cách 52
4.1.3. Sử dụng công cụ ERP sai 53
4.1.4. Thiếu đào tạo 53
4.1.5. Văn hóa làm việc của Tổ chức 53
4.2 Liên quan đến hệ thống kế toán 54
4.3
Đối với các đơn vị triển khai ERP 54
4.3.1
Qui trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cầu
hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả như mong muốn. 54
4.3.2
Trong giai đoạn triển khai thử nghiệm Doanh nghiệp nên: 54
4.4
Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP 55
4.4.1
Quan trọng nhất là sự phù hợp 55
4.4.2
Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất 55
4.4.3
Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt 56
4.4.4
Lựa chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ dàng khi doanh
nghiệp thay đổi 56
4.4.5
Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử
dụng sản phẩm 56
KẾT LUẬN 58
1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN VÀ HỆ THỐNG ERP
1.1
Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)
1.1.1 Khái niệm
Là một hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin kế
toán cho người sử dụng.
1.1.2 Các thành phần
1.1.3 Chức năng
Thông tin
Xử lý
• Chứng từ
• Tài khoản
• Đối tượng quản
lý
• Quy trình xử lý
• Bộ máy xử lý
• Phương thức xử
lý
Thu thập
dữ liệu
• Báo cáo tài chính
• Sổ kế toán
• Báo cáo quản trị
Lưu trữ
Thủ
tục
kiểm
soát
2
Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh
nghiệp
Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài
Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp.
Hoạch định chiến lược kinh doanh
Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán
Là quá trình thiết lập tất cả các thành phần của 1 hệ thống thông tin kế
toán
Việc tổ chức HTTTKT phải thực hiện trên cơ sở các mục tiêu đã đề ra
Việc tổ chức một HTTTKT không phải là công việc nội bộ của bộ phận kế
toán mà liên quan và ảnh hưởng đến toàn doanh nghiệp
Là 1 quá trình bao gồm các công việc được thực hiện theo 1 trình tự
1.1.5 Quá trình tổ chức
Nhu cầu thay đổi AIS
Thiết kế hệ
thống
Thực hiện hệ
thống
Vận hành hệ
thống
Phân tích hệ
thống
3
Chu kỳ phát triển của HTTT kế toán
1.1.6 Nội dung tổ chức
Phân tích hệ thống: xem xét, đánh giá hệ thống hiện hành và đưa ra các
yêu cầu, giải pháp phát triển
Thiết kế hệ thống: phác thảo bằng mô hình, hình vẽ, văn bản các thành
phần của HTTTKT theo yêu cầu của giai đoạn phân tích.
Thực hiện hệ thống: triển khai thực hiện kết quả của quá trình thiết kế hệ
thống vào trong doanh nghiệp và chuyển đổi sang hệ thống mới
Vận hành hệ thống: Tiến hành sử dụng và đánh giá mức độ đáp ứng của
hệ thống mới.
1.2 ERP
1.2.1 Khái niệm:
ERP – Enterprise Resources Planning là một khái niệm về việc hoạch định tổng
thể các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Các nguồn lực này có thể là con người,
máy móc, trang thiết bị, tài sản, máy móc, các nguồn tài nguyên,… Sự ra đời của khái
niệm ERP xuất phát từ mong muốn liên kết thông tin từ các lĩnh vực hoạt động sản xuất,
bán hàng, mua hàng, kế toán,… để từ đó lập nên một bức tranh đầy đủ về tình hình hoạt
động kinh doanh, sức khỏe tài chính trong một doanh nghiệp, đưa ra những chiến lược
hoạt động kinh doanh hiệu quả.
1.2.2 Ý nghĩa của hệ thống ERP
Phần mềm ERP là công cụ cho người dùng quản lý được doanh nghiệp theo
hướng ERP. Một phần mềm được gọi là ERP thì phải quản lý được tất cả các chu trình
4
sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp. Việc tích hợp các mảng hoạt động trong doanh
nghiệp phải được thực hiện một cách xuyên suốt, thông tin phải có tính kế thừa, tập
trung và qua đó các tài nguyên có thể được quản lý một cách hiệu quả bởi doanh nghiệp.
Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi
giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn,
chính xác hơn. Doanh nghiệp (DN) có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn
kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các
nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất,
kinh doanh.
Các thông tin của DN được tập trung, đầy đủ, kịp thời và có khả năng chia sẻ cho
mọi đối tượng cần sử dụng thông tin như khách hàng, đối tác, cổ đông. Khách hàng sẽ
hài lòng hơn do việc giao hàng sẽ được thực hiện chính xác và đúng hạn. Ứng dụng
ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của DN theo các quy trình
chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản
phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương
hiệu của DN.
Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng
thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một DN nếu ứng
dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề
nếp. DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế
cho đối thủ.
Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể
ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác
định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp;
lựa chọn đối tác triển khai đúng; phối hợp tốt với đối tác triển khai trong quá trình thực
5
hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hiện hữu trong DN (đây là việc
thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các
quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ
chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống…
1.2.3. Phân loại
o Hiện tại có thể phân loại thành 3 nhóm sản phẩm ERP:
1. High End bao gồm: SAP, Oracle
2. Mid Market bao gồm: Solomon, Dynamics, Info, Exact,
3. Local thì có rất nhiều nhưng phẩn lớn chỉ là phần mềm kế toán hoặc có hỗ trợ sâu
chuỗi dữ liệu trong nhiều nghiệp vụ
o Các nhà cung cấp phần mềm ERP phổ biến (tổng doanh thu cho toàn Công ty):
Người bán hàng
Doanh thu
(tiền tệ)
Doanh thu
(Triệu $)
Năm
SAP 9400000000 EUR
12401.4
12.401,4
2006
Các ứng dụng Oracle
14380000000
USD
14380.0
14.380,0
2006
Thông tin thiếu Global Solutions 2,1 tỷ USD 2100.0 2.100,0 2006
Tập đoàn Sage 935.600.000 GBP 1832.0 1.832,0 2006
Microsoft
44300000000
USD
44282.0
44.282,0
2006
Đơn vị 4 Agresso 352.600.000 EUR 465.2 465,2 2005
CDC Software 409.100.000 USD 409.1 409,1 2008
Phần mềm Lawson 390.776.000 USD 390.8 390,8 2006
Epicor 384.100.000 USD 384.1 384,1 2006
Visma 1, 907triệu NOK 305.5 305,5 2005
6
Công nghiệp và Hệ thống tài chính
(IFS)
288.000.000 USD 288.0 288,0 2005
Comarch 730.000.000 PLN 253.2 253,2 2009
QAD 225.000.000 USD 225.0 225,0 2006
Tổng công ty Consona 130.000.000 USD 130 130 2007
Giải pháp COA Ltd 50.500.000 GBP 98.47 98,47 2007
NetSuite 67.200.000 USD 67.2 67,2 2006
Phần mềm ABAS 45.000.000 EUR 62.6 62,6 2006
Hệ thống Ramco 2.648 triệu INR 60.1 60,1 2006
SIV.AG 14.200.000 EUR 18.7 18,7
không
rõ
Một công nghệ 108.800.000 AUD 101 101 2008
Pronto Software 51.100.000 AUD 54.9 54,9 2008
Hệ thống Plex 22.000.000 USD 22 22 2006
1.2.4. Các thành phần của ERP
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm
có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có
một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ
thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác
nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm
ERP điển hình có thể như sau:
• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ
cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh
mục đầu tư, v.v Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP
• Quản lý chuỗi cung ứng (SCM – ERP mở rộng)
7
• Quản lý quan hệ khách hàng , cổ đông và công chúng (CRM – ERP mở
rộng)…
• Mua hàng
• Hàng tồn kho
• Quản lý nhân sự và tính lương
• Sản xuất
• Bán hàng
1.2.5. Quá trình triển khai ERP tại DN
Giống như bất kì một dự án nào khác, dự án triển khai ERP cũng có những giai
đoạn khác nhau. Không có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn và trong nhiều tình
huống, một giai đoạn sẽ bắt đầu trước khi giai đoạn trước đó kết thúc. Nhưng các giai
đoạn vẫn phải theo một thứ tự logic. Đồng thời, tất cả các giai đoạn mà chúng ta bàn
luận ở đây có thể không được áp dụng trong mọi trường hợp. Ví dụ, trong nhiều trường
hợp, công ty có thể đã tìm được gói phần mềm phù hợp, thì sẽ không cần thiết thực hiện
việc lựa chọn sơ bộ và đánh giá giải pháp ERP.
8
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét