Nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam

được nghiên cứu nên số lượng nghiên cứu chưa nhiều, vấn đề nghiên cứu chưa đầy đủ và
ở góc độ rất khái quát, thậm chí rời lẻ. Do đó, có thể khẳng định, chưa có công trình nào
nghiên cứu một cách toàn diện, chuyên sâu về vấn đề trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ
tại Việt Nam.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo và sử dụng các nguồn tư liệu sau
đây:
- Tài liệu lý luận: Gồm các công trình nghiên cứu như đã giới thiệu ở phần lịch
sử nghiên cứu vấn đề.
- Tài liệu pháp lý: Gồm các văn kiện của Đảng và Nhà nước về công tác lưu trữ
từ năm 1945 đến nay, kể cả văn bản về các lĩnh vực khác có đề cập tới công tác lưu trữ;
đặc biệt là các văn bản quy phạm pháp luật như: Pháp lệnh Bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc
gia năm 1982 và Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001, các Nghị định, Chỉ thị, Thông
tư, Quyết định và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ.
- Tài liệu khảo sát thực tế gồm:
+ Hồ sơ lưu trữ của các cơ quan đã tổ chức hoặc tham gia tổ chức triển lãm tài
liệu lưu trữ;
+ Các báo cáo về công tác lưu trữ của các cơ quan Trung ương, địa phương và
các đơn vị trong ngành;
+ Ý kiến của các nhà quản lý và dư luận xã hội đánh giá về hoạt động triển lãm
tài liệu lưu trữ.
7. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận của phép duy vật biện chứng,
duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác - Lênin, tư tưởng Hồ Chí Minh và các quan điểm của
Đảng làm cơ sở lý luận.
Là đề tài nghiên cứu để áp dụng vào thực tiễn, do đó điều tra khảo sát, phân tích
tổng hợp và so sánh là những phương pháp quan trọng mà chúng tôi sử dụng để thực hiện



đề tài. Chúng tôi đã tiến hành nghiên cứu các cuộc trưng bày, triển lãm được tổ chức
trong những năm gần đây. Từ đó nghiên cứu, phân tích quy trình, nội dung, phương pháp
trưng bày, triển lãm; đánh giá những ưu điểm và hạn chế của công tác này. Bên cạnh đó,
chúng tôi còn chú ý đến phương pháp phỏng vấn, tiếp xúc, trao đổi trực tiếp với những
người tổ chức, những người trực tiếp thực hiện và khách tham quan triển lãm.
Các phương pháp nêu trên đều được thực hiện một cách đan xen và kết hợp linh
hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
8. Đóng góp của đề tài
Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra, đề tài có một số đóng góp về hai
phương diện: lý luận và thực tiễn.
Về lý luận: Góp phần hệ thống và làm phong phú hơn lý luận về trưng bày, triển
lãm tài liệu lưu trữ, một vấn đề còn ít được nghiên cứu ở Việt Nam từ trước đến nay.
Về thực tiễn: Góp phần khảo sát, đánh giá về hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu
lưu trữ ở Việt Nam và đề xuất được một số giải pháp nhằm phát huy tốt nhất giá trị của
tài liệu lưu trữ thông qua việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ như phương pháp chọn
đề tài, chọn thời gian, địa điểm triển lãm, lựa chọn tài liệu, cách trưng bày; phương pháp
kết hợp khéo léo giữa trưng bày tài liệu lưu trữ với hiện vật; phương pháp tuyên truyền,
quảng cáo; giải pháp đầu tư xây dựng các Trung tâm triển lãm tài liệu lưu trữ và các gian
trưng bày tại các kho lưu trữ chuyên dụng; phương pháp hợp tác với nước ngoài để tổ
chức triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam.
9. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung
của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.
Chương 2: Khảo sát, đánh giá hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở
Việt Nam từ năm 1986 đến nay.



Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả việc tổ chức trưng bày, triển lãm
tài liệu lưu trữ ở Việt Nam trong thời gian tới.
Luận văn này được hoàn thành tại Khoa Lưu trữ và Quản trị Văn phòng, Trường
Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, dưới sự hướng
dẫn của Phó Giáo sư, Tiến sĩ Vũ Thị Phụng.
Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới các Thầy, Cô giáo của Khoa Lưu trữ và
Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà
Nội đã tận tình giảng dạy, truyền đạt cho chúng tôi những kiến thức quý báu trong suốt
quá trình học tập.
Tôi xin được bày tỏ lòng biết ơn của mình tới cô giáo, Phó Giáo sư, Tiến sĩ Vũ
Thị Phụng đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo, giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo và các đồng nghiệp trường Cao đẳng Nội vụ
Hà Nội đã quan tâm, động viên và tạo điều kiện cho tôi học tập và hoàn thành luận văn.
Tôi xin chân thành cảm ơn Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, Tạp chí Văn thư -
Lưu trữ Việt Nam, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, IV đã giúp đỡ tôi về tư liệu.
Cuối cùng, tôi xin cảm ơn bố mẹ và gia đình đã động viên, ủng hộ và tạo điều
kiện tốt nhất để tôi có thể học tập và hoàn thành luận văn.
Do việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở nước ta chưa có nhiều thực tiễn và
do khả năng có hạn của tác giả nên luận văn chắc chắn không tránh khỏi một số hạn chế.
Kính mong các thầy giáo, cô giáo, các nhà khoa học chỉ dẫn thêm những gì trong luận
văn chưa chính xác hoặc giải quyết chưa thỏa đáng để tác giả có thêm kinh nghiệm trong
các công trình nghiên cứu tiếp theo.



Chương 1
TỔNG QUAN VỀ TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM
TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 1 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định:
Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc
phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, khoa học và công nghệ được hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức
chính trị-xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang
nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu
biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn [59].
Mục đích chính của công tác lưu trữ là bảo vệ an toàn và phát huy giá trị của tài
liệu lưu trữ. Phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ là làm cho các giá trị sẵn có trong tài liệu
lưu trữ - nguồn tài nguyên quý báu của quốc gia được nhiều người biết đến, để tài liệu
lưu trữ trở thành chứng cứ lịch sử, truyền bá văn minh, phục vụ xã hội và nhân dân. Mục
đích phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ là phục vụ công tác quản lý, mục đích chính trị,
kinh tế, khoa học, văn hóa giáo dục và đảm bảo quyền lợi hợp pháp của công dân.
Để tài liệu lưu trữ được sử dụng có hiệu quả, các cơ quan lưu trữ có thể tổ chức
nhiều hình thức để khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ, đó là:
- Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu tại các phòng đọc
- Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ
- Cấp bản sao, cấp bản chứng thực tài liệu lưu trữ
- Cho mượn tài liệu lưu trữ để sử dụng với thời hạn ngắn;
- Công bố tài liệu.
- Các biện pháp cung cấp thông tin phục vụ mục đích khoa học hoặc văn hóa
giáo dục, bao gồm: trưng bày, triển lãm; sử dụng tài liệu lưu trữ thông qua các phương



tiện thông tin đại chúng; tổ chức báo cáo, tham quan, giảng bài và các hình thức giải trí
khác.
Trong khuôn khổ giới hạn của đề tài luận văn, chúng tôi chỉ nghiên cứu hình
thức: Tổ chức các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ. Trong chương này, chúng tôi
đề cập đến khái niệm, mục đích, yêu cầu, quy trình và phương pháp tổ chức trưng bày,
triển lãm tài liệu lưu trữ.
1.1. KHÁI NIỆM VỀ TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ là một trong những hình thức mà các cơ quan
lưu trữ tổ chức nhằm phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng để phát huy giá trị của tài liệu
lưu trữ.
Để hiểu rõ hơn về khái niệm trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, trước hết chúng
ta cần làm rõ thuật ngữ này.
Theo Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ quốc tế (bản tiếng Anh và tiếng Pháp) thì
"trưng bày tài liệu lưu trữ (Exhibition - Expositiond’ Archives) là giới thiệu tài liệu lưu
trữ hoặc bản sao của chúng tạm thời trong một thời gian nhằm các mục đích văn hóa
giáo dục" [46].
Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam do Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước biên soạn
năm 1992: "Triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày những tài liệu lưu trữ có ý nghĩa để
phục vụ việc sử dụng và tuyên truyền, giáo dục cho quần chúng về một chuyên đề nào
đó" [8]. Đây là cách hiểu khá phổ biển và được thống nhất sử dụng trong nhiều văn bản,
tạp chí.
Để tìm hiểu sâu hơn về khái niệm này, chúng ta cần phân biệt giữa "trưng bày"
và "triển lãm".
Từ điển Từ Hán Việt định nghĩa về "triển lãm" như sau: "triển" là bày ra, "lãm" là
xem; Triển lãm là trưng bày hiện vật, tranh ảnh để mọi người đến xem.



Cùng quan điểm như vậy, Từ điển Tiếng Việt định nghĩa: "Trưng bày là bày ở
nơi trang trọng cho công chúng xem để tuyên truyền, giới thiệu", "triển lãm là trưng bày
vật phẩm, tranh ảnh để mọi người đến xem" [57];
Từ các định nghĩa trên, có thể được hiểu như sau: Trưng bày tài liệu lưu trữ là
bày tài liệu lưu trữ ở nơi trang trọng để công chúng đến xem nhằm mục đích tuyên
truyền, giới thiệu tài liệu lưu trữ; và triển lãm tài liệu lưu trữ là trưng bày tài liệu lưu trữ
theo một hoặc một số chủ đề nhất định trong một khoảng thời gian nhất định.
Nhìn chung, "trưng bày", "triển lãm" được hiểu là việc trưng bày các hiện vật, tài
liệu cho công chúng đến xem.
Sự giống nhau của trưng bày và triển lãm là cùng nhằm mục đích tuyên truyền,
giới thiệu cho công chúng. Sự khác nhau giữa trưng bày và triển lãm là trưng bày thường
diễn ra thường xuyên, có thể theo hoặc không theo chủ đề nhất định với quy mô hạn chế,
còn triển lãm thường theo một chủ đề nhất định, có quy mô lớn hơn và diễn ra trong một
thời gian nhất định.
Trong luận văn này, chúng tôi dùng cả hai khái niệm có ý nghĩa bổ sung cho
nhau trong một cụm từ "trưng bày, triển lãm".
Như vậy, trưng bày, triển lãm được hiểu là phương pháp (nghệ thuật) công bố,
giới thiệu hiện vật, tài liệu cho công chúng. Nội dung của trưng bày, triển lãm khá đa
dạng, có thể mang tính tổng hợp hoặc chuyên ngành. Trong thực tế, chúng ta thấy các
cuộc triển lãm, trưng bày rất phong phú về nội dung, ví dụ: triển lãm ôtô, triển lãm tranh,
triển lãm kinh tế…
Khác với trưng bày, triển lãm tranh ảnh hay các hiện vật - nơi mà đối tượng "tự
nói về mình", trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ có mục đích công bố, giới thiệu đối
tượng đặc thù là tài liệu lưu trữ. Đây là phương pháp (nghệ thuật) sao cho những tài liệu
hình thành trong quá khứ thể hiện được giá trị của mình không chỉ cho các nhà chuyên
môn mà cho rất nhiều người quan tâm có thể cảm nhận được.
Nếu so sánh với các hình thức khai thác, sử dụng và giới thiệu tài liệu khác như
tổ chức phòng đọc, công bố tài liệu, thông báo tài liệu, biên soạn sách chỉ dẫn… thì trưng



bày, triển lãm tài liệu là hình thức truyền thông tin trong tài liệu lưu trữ đến người đọc,
người xem nhanh nhất và trực tiếp nhất.
Quy mô của việc trưng bày, triển lãm thường có thể mang tính chất địa phương,
khu vực, quốc gia hay quốc tế. Việc trưng bày có thể diễn ra tại Phòng đọc, trong khi đó
triển lãm thường được tổ chức với quy mô lớn hơn, có thể ở trong hoặc ngoài cơ quan lưu
trữ. Việc triển lãm có thể được tổ chức thường xuyên hoặc theo các sự kiện nổi bật.
Trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ có thể áp dụng hình thức triển lãm cố định tại
một địa điểm hoặc triển lãm lưu động tại các địa điểm khác nhau. Việc tổ chức có thể do
một cơ quan lưu trữ chịu trách nhiệm hoặc kết hợp một số cơ quan, trung tâm lưu trữ
cùng tổ chức. Ngoài ra, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ có thể kết hợp giữa cơ quan
lưu trữ và cơ quan bảo tàng, văn hóa. Do đó, địa điểm tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu
lưu trữ có thể tại các Trung tâm lưu trữ, các phòng trưng bày, các bảo tàng.
Theo Từ điển thuật ngữ lưu trữ của Hội đồng lưu trữ quốc tế thì cơ quan đảm
đương việc xử lý, thống kê, bảo quản và công bố tài liệu lưu trữ gọi là cơ quan lưu trữ và
tòa nhà hoặc một phần tòa nhà dùng để bảo quản và thông báo tài liệu lưu trữ gọi là kho
lưu trữ. Gian trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ còn có thể được gọi là bảo tàng lưu trữ
(ARCHIVE(S) - MUSÉED ARCHIVES). Bảo tàng lưu trữ là hoạt động trưng bày thường
xuyên được tổ chức trong một cơ quan lưu trữ và chủ yếu bao gồm các tài liệu lưu trữ
được lựa chọn cho mục đích văn hóa và đôi khi cho mục đích giáo dục [46].
Sự giống nhau giữa bảo tàng và kho lưu trữ là đều có chức năng trưng bày hiện
vật hay tài liệu nhằm phát huy giá trị của chúng. Tài liệu lưu trữ hay hiện vật bảo tàng
đem ra trưng bày phải có tính chân thực cao. Sự thuyết phục lớn lao của bảo tàng hay lưu
trữ chính là tài liệu, hiện vật có độ tin cậy cao. Tuy nhiên giữa hoạt động bảo tàng và việc
trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ cũng có một số khác biệt:
- Nếu như tài liệu chủ yếu đem ra trưng bày của bảo tàng là hiện vật bảo tàng
thì tài liệu chủ yếu đem ra trưng bày của kho lưu trữ là tài liệu lưu trữ.



- Nếu như cách thức phục vụ chủ yếu của bảo tàng là trưng bày thì của lưu trữ đa
dạng hơn: phòng đọc, công bố, xuất bản, trưng bày, triển lãm, chứng thực tài liệu lưu
trữ
- Nếu như trong phòng trưng bày của bảo tàng ngoài hiện vật gốc còn có các hiện
vật do bảo tàng làm ra thì trong phòng trưng bày của kho lưu trữ chỉ trưng bày tài liệu
gốc hoặc những tài liệu có giá trị thông tin tương đương.
- Nếu như trong phòng trưng bày của bảo tàng, hiện vật trưng bày giữ vai trò chủ
đạo còn trong phòng trưng bày của kho lưu trữ thì tài liệu lưu trữ giữ vị trí trung tâm,
được xem như xương sống của các cuộc trưng bày bên cạnh các hiện vật khác trưng bày
phụ trợ.
Có thể khẳng định, thông qua việc giới thiệu tài liệu lưu trữ tới công chúng, trưng
bày, triển lãm tài liệu lưu trữ là một trong những hình thức phát huy giá trị tài liệu lưu
trữ.
1.2. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU CỦA TRƯNG BÀY, TRIỂN LÃM TÀI LIỆU
LƯU TRỮ
1.2.1. Mục đích của trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ
Tự thân tài liệu lưu trữ nằm trong kho lưu trữ không tự quyết định được giá trị
của mình mà giá trị của chúng chỉ được chứng minh thông qua việc tổ chức sử dụng
chúng một cách hợp lý. Tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm các mục đích
sau:
Thứ nhất, việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ trước hết nhằm giới thiệu về
tài liệu lưu trữ. Thông qua hình thức này, công chúng nói chung và các nhà nghiên cứu
nói riêng được giới thiệu, tìm hiểu về nội dung của tài liệu lưu trữ trong các lĩnh vực kinh
tế, chính trị, văn hóa, xã hội. Đặc biệt, các cuộc trưng bày, triển lãm giới thiệu những tài
liệu có ý nghĩa lịch sử, có giá trị mới phát hiện có thể thu hút sự quan tâm, chú ý của
công chúng.



Thứ hai, việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ có tác dụng tuyên truyền giáo
dục cho quần chúng về truyền thống anh hùng cách mạng, truyền thống dựng nước và giữ
nước của nhân dân ta, đồng thời cung cấp thông tin để các nhà nghiên cứu, các du khách
trong và ngoài nước có cái nhìn tổng thể về lịch sử, góp phần giáo dục lòng tự hào, góp
phần giáo dục tinh thần yêu nước, bồi dưỡng lý tưởng sống cho các thế hệ, nhất là thế trẻ
hiện nay.
Thứ ba, việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ góp phần tăng cường sự hiểu
biết xã hội về lưu trữ, xây dựng được nhịp cầu giao lưu giữa các cơ quan lưu trữ và công
chúng, thúc đẩy cho sự phát triển và sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ, làm cho lưu trữ phát
huy được nhiều hơn, lớn hơn giá trị của mình trong sự phát triển kinh tế - xã hội.
Cuối cùng, các cuộc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ, đặc biệt là các cuộc triển
lãm hợp tác với lưu trữ nước ngoài góp phần củng cố mối quan hệ hợp tác hữu nghị giữa
các nước, tăng cường việc thực hiện cam kết, thỏa thuận giữa cơ quan lưu trữ các nước.
1.2.2. Yêu cầu của việc trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ
Việc trưng bày, triển lãm cần phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
- Trưng bày, triển lãm phải đảm bảo thực hiện đúng các quy định của Nhà nước
về bảo vệ bí mật quốc gia, bảo vệ tài liệu lưu trữ.
- Việc giới thiệu các sự kiện cần phải nhằm mục đích phục vụ lợi ích quốc gia,
dân tộc. Trưng bày, triển lãm cần có chủ đề tư tưởng rõ ràng, phục vụ các nhiệm vụ chính
trị của Đảng và Nhà nước trong từng thời kỳ lịch sử và đáp ứng nhu cầu của xã hội.
- Trưng bày, triển lãm tài liệu phải đảm bảo tính thiết thực nhưng phải đạt hiệu
quả về nội dung và nghệ thuật, hấp dẫn, lôi cuốn người xem.
1.3. QUY TRÌNH VÀ PHƯƠNG PHÁP TỔ CHỨC TRƯNG BÀY, TRIỂN
LÃM TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Để tổ chức thành công một cuộc trưng bày, triển lãm phải kết hợp nhiều yếu tố từ
việc sưu tầm, lựa chọn những tài liệu, hiện vật có giá trị, phong phú, độc đáo cho đến
việc thiết kế mỹ thuật phù hợp, bảo đảm môi trường trưng bày an toàn đối với tài liệu,



hiện vật, an ninh tuyệt đối cho triển lãm từ khi khai mạc tới khi kết thúc. Tổ chức trưng
bày, triển lãm tài liệu lưu trữ đòi hỏi lao động nghiêm túc của cả tập thể cơ quan lưu trữ.
Đây là công việc tốn nhiều công sức và rất phức tạp, gồm các bước cụ thể như sau:
- Lựa chọn chủ đề: Để đạt được thành công, việc lựa chọn chủ đề để trưng bày,
triển lãm là rất quan trọng. Chủ đề là tư tưởng chỉ đạo xuyên suốt để lựa chọn tài liệu
đem ra trưng bày, là xương sống của cuộc trưng bày, triển lãm. Chủ đề phải có tính thời
sự, thiết thực trong cuộc sống, thu hút sự quan tâm của đông đảo công chúng đến với
cuộc trưng bày, triển lãm. Khi chọn chủ đề phải dựa vào mục đích của việc trưng bày,
triển lãm. Tuy nhiên khi chọn chủ đề cũng cần chú ý đến những vấn đề mà xã hội, giới
nghiên cứu quan tâm nhưng cũng nên thận trọng với những vấn đề nhạy cảm chính trị.
Nắm vững nhiệm vụ chính trị, hướng tuyên truyền chính của từng thời kỳ để mở
các cuộc trưng bày, triển lãm có chủ đề phù hợp sẽ được Nhà nước và các tổ chức hỗ trợ
nhiều hơn về kinh phí, về thời lượng tuyên truyền trên các phương tiện thông tin đại
chúng. Chọn được chủ đề triển lãm thích hợp với thời điểm thì các cuộc trưng bày, triển
lãm tài liệu lưu trữ sẽ nhận được sự phối hợp của các phương tiện thông tin đại chúng khác
như báo, đài, truyền hình…
- Lập kế hoạch tổ chức trưng bày, triển lãm
Đây là công việc mấu chốt trong toàn bộ công việc tổ chức trưng bày, triển lãm
vì bản kế hoạch tổ chức sẽ chỉ đạo và hướng dẫn mọi công việc tiến hành trưng bày, triển
lãm. Nội dung kế hoạch nêu rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, biện pháp tổ chức, kinh phí,
thiết bị cho trưng bày, triển lãm. Nội dung triển làm tài liệu được cụ thể hóa thành đề
cương chuyên đề, trong đó trình bày nội dung các phần, các đề mục sẽ trưng bày trong
cuộc triển lãm.
Lập dự toán kinh phí cho cuộc triển lãm và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
cũng là một nhiệm vụ quan trọng của cơ quan đứng ra tổ chức. Kinh phí dự toán phải cụ
thể, chi tiết, kèm theo đó, cơ quan tổ chức cũng cần phải xây dựng kế hoạch, đề cương
triển lãm để các cấp có thẩm quyền phê duyệt.
- Chuẩn bị tài liệu và cơ sở vật chất cho trưng bày, triển lãm

Xem chi tiết: Nghiên cứu các giải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ ở Việt Nam