Kế toán viên: Ghi sổ các khoản đã thu về, phải thu về doanh thu của các
hoạt động sản xuất kinh doanh, các công trình và thanh toán tạm ứng, chi lương.
Cuối tháng, quý lập báo cáo.
Thủ quỹ: Theo dõi việc thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, cuối tháng
cuối kỳ ở các bộ phận kế toán lập các báo biểu, và là người giữ két sắt tiền mặt
của công ty.
2. Sơ đồ hạch toán
∗ Ghi chú:
: Ghi hàng ngày.
: Ghi cuối tháng.
: Đối chiếu, kiểm tra.
Trang 5
Chứng từ kế toán
Bảng tổng hợp
chứng từ kế
toán
cùng loại
NHẬT KÝ SỔ CÁI
Bảng tổng
hợp chi
tiết
BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Sổ quỹ
PHẦN HAI
HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KIỂM
ĐỊNH XÂY DỰNG HẬU GIANG
A. CƠ SỞ LÍ LUẬN:
I. KHÁI QUÁT VỐN BẰNG TIỀN
1. Khái niệm:
Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động bao gồm: Tiền mặt
tại quỹ, tiền gửi ở các Ngân hàng, công ty tài chính và tiền đang chuyển. Với
tính lưu hoạt cao nhất – Vốn bằng tiền được dùng để đáp ứng nhu cầu thanh
toán của doanh nghiệp, thực hiện việc mua sắm hoặc chi phí.
2. Đặc điểm:
− Sử dụng một đơn vò tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam.
− Đối với Doanh nghiệp sử dụng ngoại tệ thì phải qui đổi ra tiền Việt Nam,
đồng thời theo dõi thu chi bằng ngoại tệ tại thời điểm nhất đònh, khi nhập vào
theo tỷ giá nào thì xuất ra theo tỷ giá nào thì xuất ra theo tỷ giá đó.
− Đối với vàng bạc, kim khí quý, đá quý được tính ra tiền theo giá thực tế
(giá hoá đơn hoặc giá được thanh toán) để ghi sổ kế toán và theo dõi số lượng,
trọng lượng, quy cách phẩm chất và giá trò của từng thứ.
3. Nhiệm vụ kế toán vốn bằng tiền:
− Để quản lý tốt vốn bằng tiền của doanh nghiệp, kế toán vốn bằng tiền
có nhiệm vụ:
+ Phản ánh kòp thời đầy đủ, chính xác số hiện có, tình hình biến động vốn
bằng tiền của doanh nghiệp.
+ Giám sát chặt chẽ tình hình sử dụng vốn bằng tiền, việc chấp hành chế
độ quy đònh về quản lý tiền tệ, ngoại tệ, kim loại quý, việc chấp hành thanh
toán bằng tiền mặt.
II. NỘI DUNG HẠCH TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
1. Hạch toán tiền mặt:
a. Khái niệm:
− Tiền mặt phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ của công ty gồm: tiền Việt
Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
− Tiền mặt tại quỹ phải được bảo quản trong két, hòm sắt có đủ điều kiện
an toàn để tránh mất cắp, mối xông…
Trang 6
b. Quy trình lập và luân chuyển chứng từ:
∗ Phiếu thu (Mẫu số 01-TT):
− Mục đích lập:
Xác đònh số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý…, thực tế nhập quỹ
và làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán ghi sổ các khoản thu có
liên quan. Mọi khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý nhập quỹ,
trước khi nhập quỹ phải được kiểm nghiệm và lập “Bảng kê ngoại tệ, vàng bạc,
đá quý” đính kèm với phiếu thu.
− Phương pháp và trách nhiệm ghi:
+ Phiếu thu phải đóng thành quyển và ghi số từng quyển dùng trong
một năm.
+ Trong mỗi phiếu thu phải ghi rõ số quyển và số của từng phiếu thu.
Số phiếu thu phải đánh liên tục trong , một kỳ kế toán. Từng phiếu thu phải ghi
rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm thu tiền.
+ Ghi rõ họ, tên và đòa chỉ người nộp tiền.
+ Dòng “lý do nộp”phải ghi rõ nội dung nộp tiền như: thu tiền bán sản
phẩm hàng hoá, thu tiền tạm ứng còn thừa,…
+ Dòng “số tiền”: Ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp quỹ, ghi rõ
đơn vò tính là đồng Việt Nam hoặc USD…
+ Dòng tiếp theo: Ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo phiếu thu.
+ Phiếu thu do kế toán lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần)
ghi đầy đủ các nội dung trên và ký vào phiếu, sau đó chuyển cho kế toán
trưởng duyệt, chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi nhận đủ số
tiền, thủ quỹ ghi số tiền thực tế nhập quỹ (bằng chữ) vào phiếu thu trước khi ký
tên.
+ Thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên giao cho người nộp
tiền, một liên lưu ở nơi lập phiếu, cuối ngày toàn bộ phiếu thu kèm theo chứng
từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
Chú ý: Nếu là thu ngoại tệ, vàng bạc, đá quý phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại
thời điểm nhập quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vò đồng tiền ghi sổ.
∗ Phiếu chi (Mẫu số 02-TC)
− Mục đích ghi:
Xác đònh các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí
quý thực tế xuất quỹ và làm căn cứ để thủ quỹ xuất quỹ và kế toán ghi sổ kế
toán.
− Phương pháp và trách nhiệm ghi:
+ Nội dung và cách lập phiếu chi tương tự như phiếu thu, chỉ khác là
phiếu chi phải được kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vò xem xét và ký duyệt chi
trước khi xuất quỹ.
Trang 7
+ Phiếu chi được lập thành 2 liên (hoặc 3 liên trong trường hợp các
Tổng công ty, công ty chi tiền cho các đơn vò cấp dưới), (đặt giấy than viết một
lần) và chỉ sau khi có đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, thủ trưởng
đơn vò, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi nhận đủ số tiền người nhận tiền
phải ghi rõ số tiền đã nhận bằng chữ, ký tên và ghi rõ họ tên. Sau khi xuất quỹ,
thủ quỹ cũng phải ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi.
Liên thứ nhất lưu ở nơi lập phiếu.
Liên thứ 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán
cùng với chứng từ gốc để vào sổ kế toán. Liên 3 (nếu có) giao cho người nhận
tiền để làm chứng từ gốc lập phiếu thu và nhập quỹ của đơn vò nhận tiền.
Chú ý: Nếu là chi ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý phải ghi rõ tỷ giá,
đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vò đồng tiền ghi
sổ.
∗ Biên lai thu tiền (Mẫu số 05-TT):
− Mục đích ghi:
Biên lai thu tiền là giấy biên nhận của đơn vò, hoặc cá nhân đã thu
tiền hoặc thu séc của người nộp làm căn cứ để lập phiếu chi, nộp tiền vào quỹ,
đồng thời để người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ.
− Phương pháp và trách nhiệm ghi:
+ Biên lai thu tiền phải đóng thành quyển, phải ghi rõ tên đơn vò, đòa
chỉ của cơ quan thu tiền và phải đóng dấu cơ quan, phải đánh số từng quyển.
Trong mỗi quyển phải ghi rõ số hiệu của từng tờ biên lai thu tiền liên tục trong
một quyển. Từng biên lai phải ghi rõ ngày…tháng…năm…lập và thu tiền.
+ Ghi rõ họ tên và đòa chỉ người nộp tiền.
+ Ghi rõ họ tên và đòa chỉ người nộp tiền.
+ Dòng nội dung thu ghi rõ nội dung thu tiền như: thu tiền học phí, lệ
phí, thu tiền phạt vi cảnh…
+ Nếu thu bằng séc thì phải ghi rõ số ngày, tháng, năm của của tớ séc
bắt đầu lưu hành và họ tên ngưới sử dụng séc.
+ Biên lai thu tiền được lập thành 2 liên (đặt giấy than việt 1 lần).
+ Sau khi thu tiền, ngưới thu tiền và người nộp tiền cũng kí và ghi rõ họ
tên để xác nhậnsố tiền đã thu, đã nộp.ký xong người thu tiền lưu liên lai 1,còn
liên 2 giao cho người nộp tiền giữ.
+ Cuối ngày, người được cơ quan giao nhiệm vụ thu tiền phải căn cứ
vào bản lưu để lập bảng kê biên lai thu tiềntrong ngày( nếu thu séc thì lập bảng
kê thu séc riêng) xong giao cho kế toán để kế toán lập phiếu thu làm thủ tục
nhập quỷ hoặc làm thủ tục nhập ngân hàng. Tiền mặt thu để ngày nào người
thu tiền phải nộp quỷ ngày đó.
Trang 8
+ Biên lai thu tiền áp dụng trong các trường hợp thu tiền phạt, thu học
phí, lệ phí v.v… và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán các khoản nợ.
∗ Bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, đá quý (Mẫu số 06-TT):
− Mục đích ghi:
Nhằm quản lý chặt chẽ, chính xác các lọai ngoại tệ, vàng bạc, đá
quý, kim khí quý có tại đơn vò và làm căn cứ cùng với chứng từ gốc để lập
phiếu thu, chi quỹ.
− Phương pháp và trách nhiệm ghi:
+ Cột A,B: Ghi số thứ tự và tên, loại, quy cách phẩm chất của ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quý.
+ Cột C: ghi đơn vò tính: gam, chỉ, kg, tờ.
+ Cột số 1: Ghi số lượng của từng loại.
+ Cột số 2: Ghi đơn giá của từng loại (VD: 50 USD,100 USD, 1000
USD, 1 chỉ, 2 chỉ…)
+ Cột số 3: Bằng cột 1 nhân cột 2 .
Ghi chú:
− Khi cần thiết, tại cột B, có thể ghi rõ số hiệu của từng tờ ngoại tệ, ký hiệu
của từng loại vàng bạc, đá quý.
− Bảng kê ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý do người đứng ra kiểm nghiệm
lập thành 2 liên, 1 liên đính kèm với phiếu thu (chi) chuyển cho thủ quỹ để lám
thủ tục nhập hoặc xuất quỹ và một liên giao cho người nộp (hoặc nhận).
− Bảng kê phải có đầy đủ chữ ký và ghi rõ tên như qui đònh.
∗ Bảng kiểm kê quỹ (Mẫu số 07a - 07b -TT):
− Mục đích:
Biên bảng kiểm ke âquỹ nhằm xác nhận tiền, đá quý, ngoại tệ… tồn
quỹ tiền tệ và số thừa, thiếu, trên cơ sở đó tăng cường quản lý quỹ và làm cơ sở
quy trách nhiệm vật chất, ghi sổ kế toán chênh lệch.
− Phương pháp và trách nhiệm ghi:
+ Việc kiểm kê quỹ được tiến hành đònh kỳ vào cuối tháng, cuối quý,
cuối năm hoặc khi cần thiết có thể kiểm kê đột xuất hoặc khi bàn giao quỹ.
+ Khi tiến hành kiểm kê phải thành lập bản kiểm kê. Trong đó, thủ
quỹ và kế toán quỹ là các thành viên.
+ Biên bản kiểm kê quỹ phải ghi số hiệu chứng từ và thời điểm kiểm
kê (giờ…ngày…tháng…năm…)
+ Trước khi kiểm kê quỹ, hủ quỹ phải ghi sổ quỹ tất cả các phiếu thu,
phiếu chi và tính số dư tồn quỹ đến thời điểm kiểm kê.
+ Khi tiến hành kiểm kê phải tiến hành kiểm kê riêngtừng loại tiền có
trong quỹ như: Tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý…
Trang 9
+ Dòng “số dư theo sổ quỹ”: căn cứ vào sổ quỹ để ghi vào cột 2 ( biểu
số 07a – TT) và cột 2,4 (biểu số 07b – TT).
+ Dòng “kiểm kê tiền tệ”:
Biểu 07a – TT: căn cứ vào số kiểm kê tiền tệ để ghi theo từng loại
tiền VN vào cột 1 và tính ra tổng số tiền để ghi vào cột 2.
Biểu 07b – TT: căn cứ vào số kiểm kê tiền tệ để ghi theo từng loại
ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý…
+ Dòng chênh lệch: Ghi số chính lệch thứa hoặc thiếu giữa số dư theo
số quỹ với số kiểm kê tiền tệ.
+ Trên bảng kiểm kê quỹ cần được xác đònh và ghi rõ nguyên nhân gây
ra thứa hoặc thiếu quỹ, có ý kiến nhận xét và kiến nghò của bảng kiểm kê.
+ Biên bản kiểm kê quỹ phải có chữ ký (ghi rõ họ tên) của thủ quỹ,
trưởng ban kiểm kê và kế toán trưởng.
+ Mọi khoảng chênh lệch quỹ điều phải báo cáo thủ trưởng đơi vò xem
xét giải quyết.
+ Biên bản kiểm kê quỹ do ban kiểm kê quỹ lập thành 2 bản:
Một bảng lưu ở thủ quỹ.
Một bảng lưu ở kế toán quỹ.
∗ Sổ sách: Kế toán tiền mặt căn cứ vào chứng từ gốc lập phiếu thu,
phiếu chi, từ phiếu thu phiếu chi kế toán tiến hành lập sổ quỹ. Sau khi lập
chứng từ ghi sổ, kế toán tiền mặt chuyển tới kế toán tổng hợp ghi vào sổ cái.
c. Tài khoản sử dụng:
∗ Tài khoản 111: Tiền mặt.
Bên nợ:
− Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập
quỹ;
− Số tiền mặt, ngoại tệ,vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát
hiện khi kiểm kê;
− Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối
kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ).
Bên có:
− Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất
quỹ;
− Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ
phát hiện khi kiểm kê;
− Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối
kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ).
Số dư bên nợ:
Trang 10
− Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn
quỹ tiền mặt.
+ Tài khoản 111 – Tiền mặt, có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam: Phản ánh tình hình thu, chi,tồn
quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt.
Tài khoản 1112 – Ngoại tệ: Phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm
tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trò quy đổi ra Đồng Việt
Nam.
Tài khoản 1113 – Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: Phản ánh giá trò
vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ.
d. Phương pháp hạch toán:
∗ Một số nghiệp vụ phát sinh chủ yếu ở công ty:
1. Thu tiền mặt từ việc bán hàng hoá hay cung cấp dòch vụ cho khách hàng
và nhập quỹ.
Nợ: 111 (1111) – Tiền mặt (VNĐ)
Có: 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dòch vụ
Có: 3331 – Thuế GTGT phải nộp
2. Thu nợ của khách hàng hoặc nhận tiền ứng trước của khách hàng và nhập
quỹ.
Nợ: 111 (1111) – Tiền mặt (VNĐ)
Có: 131 – Phải thu khách hàng
3. Rút tiền gửi Ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt.
Nợ: 111 (1111) – Tiền mặt (VNĐ)
Có: 112 (1121) – Tiền gửi ngân hàng
4. Chi tiền mặt để mua sắm vật tư, hàng hoá, tài sản cố đònh hoặc chi cho
đầu tư xây dựng cơ bản.
Nợ: 152 – Nguyên vật liệu
Nợ: 153 – Công cụ dụng cu
Nợ: 156 – Hàng hoá
Nợ: 211 – Tài sản cố đònh hữu hình
Nợ: 213 – Tài sản cố đònh vô hình
Nợ: 241 – Chi phí đầu tư xây dựng cơ bản
Có: 111 (1111) – Tiền mặt (VNĐ)
5. Chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh và hoạt động khác đã chi bằng
tiền mặt.
Nợ: 621 – Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Nợ: 622 – Chi phí nhân công trực tiếp sản xuất
Nợ: 627 – Chi phí sản xuất chung
Nợ: 635 – Chi phí tài chính
Trang 11
Nợ: 641 – Chi phí bán hàng
Nợ: 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
Nợ: 811 – Chi phí khác
Có: 111 (1111) – Tiền mặt (VNĐ)
∗ Do công ty ít có phát sinh các nghiệp vụ kế toán liên quan đến ngoại tệ, vàng
bạc, kim khí quý, đá quý nếu có công ty cũng qui đổi thành tiền mặt. Nên bài
báo cáo thực tập này tôi không phản ánh các nghiệp vụ liên quan đến ngoại tệ,
vàng bạc, kim khí quý, đá quý.
∗ Để minh hoạ cho phần chế độ kế toán vừa trình bày về “Hạch toán tiền
mặt” tại công ty, sau đây là một số ví dụ thực tế các nghiệp vụ phát sinh tại
công ty.
Số liệu được lấy từ ngày 01/01/2007 đến ngày 28/02/2007
Nghiệp vụ 1: Ngày 08/01/2007 chi tiền mặt mua một điện thoại di động Nokia
7610 dùng cho bộ phận quản lý doanh nghiệp nguyên giá 3.172.727 chưa thuế,
thuế GTGT 10% hình thức mua hàng qua điện thoại.
Nợ 642 (6422): 3.172.727
Nợ 131 (1331): 317.273
Có 111 (1111): 3.490.000
CÔNG TY CP KIỂM ĐỊNH XD HẬU GIANG Mẫu số 02-TC
30/21 Mậu thân, P. An Nghiệp, Q. NK, TPCT Ban hành theo QĐ số 48/2006-
BTC
ngày 14 tháng 09 năm 2006
của Bộ trưởng BTC
PHIẾU CHI Quyển số: 01
Ngày 8 tháng 1 năm 2007 Số CT: PC/23
Nợ: 1331, 6422
Có: 1111
Họ và tên người nhận tiền: Chi mua điện thoại NOKIA 7610
Đòa chỉ: 64 NKKN, Q. NK, TPCT
Số tiền: 3.490.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Ba triệu bốn trăm chín mươi ngàn Tiền việt nam chẵn./.
Kèm theo: 11026 chứng từ gốc
Ngày 8 tháng 01 năm 2007
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập biểu Người nộp tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trang 12
Nghiệp vụ 2: Ngày 09/01/2007 rút tiền mặt gửi Ngân hàng số tiền 40.000.000
Nợ 112 (1121): 40.000.000
Có 111 (1111): 40.000.000
CÔNG TY CP KIỂM ĐỊNH XD HẬU GIANG Mẫu số 02-TC
30/21 Mậu thân, P. An Nghiệp, Q. NK, TPCT Ban hành theo QĐ số 48/2006-
BTC
ngày 14 tháng 09 năm 2006
của Bộ trưởng BTC
PHIẾU CHI Quyển số: 01
Ngày 9 tháng 1 năm 2007 Số CT: PC/28
Nợ: 1121
Có: 1111
Họ và tên người nhận tiền: Lý Thò Phượng-Cty CP Kiểm Đònh Xây Dựng Hậu Giang
Đòa chỉ: 30/21 Mậu Thân, Q. NK, TPCT
Lý do nộp: Rút tiền mặt gửi ngân hàng
Số tiền: 40.000.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Bốn mươi triệu Tiền việt nam chẵn./.
Kèm theo: 01 GNTM chứng từ gốc
Ngày 9 tháng 01 năm 2007
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập biểu Người nộp tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trang 13
Nghiệp vụ 3: Ngày 11/01/2007 chi tiền mặt mua một bộ máy vi tính nguyên giá
13.333.333, thuế GTGT 666.667 hình thức mua hàng qua điện thoại.
Nợ 153: 13.333.333
Nợ 133 (1331): 666.667
Có 111 (1111): 14.000.000
CÔNG TY CP KIỂM ĐỊNH XD HẬU GIANG Mẫu số 02-TC
30/21 Mậu thân, P. An Nghiệp, Q. NK, TPCT Ban hành theo QĐ số 48/2006-
BTC
ngày 14 tháng 09 năm 2006
của Bộ trưởng BTC
PHIẾU CHI Quyển số: 01
Ngày 11 tháng 1 năm 2007 Số CT: PC/37
Nợ: 1331, 153
Có: 1111
Họ và tên người nhận tiền: Cty TNHH Tin Học Á Châu
Đòa chỉ: 41 Lý Tự Trọng, TPCT
Lý do nộp: Mua 01 bộ máy vi tính
Số tiền: 14.000.000 VNĐ
Viết bằng chữ: Mười bốn triệu Tiền việt nam chẵn./.
Kèm theo:HĐ 0096473 chứng từ gốc
Ngày 11 tháng 01 năm 2007
Giám đốc Kế toán trưởng Người lập biểu Người nộp tiền
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Trang 14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét