Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán
Mỗi một phòng ban có chức năng riêng biệt, song đều có chức năng tham mưu
giúp việc cho Ban giám đốc trong quản lý và điều hành công việc.
Phòng kế toán và phân tích tài chính: có nhiệm vụ hạch toán kế toán và
phân tích tài chính, phản ánh trung thực tình hình tài chính của Công ty,
kiểm tra, kiểm soát các hoạt động tài chính của chi nhánh, tổng hợp và phân
tích hoạch định để đánh giá kết quả kinh doanh, nghiên cứu kết quả và hiệu
quả của hoạt động tài chính từ đó tham mưu phương án tốt nhất. Về mặt
nhân sự có nhiệm vụ quản trị hành chính, quản trị nhân sự, nhiệm vụ phối
hợp theo hệ thống
Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ sửa chữa, bảo hành sản phẩm, lắp đặt các
máy móc thiết bị, đào tạo các kỹ thuật viên cho tay nghề giỏi để đáp ứng với
công việc đặt ra.
Phòng kinh doanh và quản lý bán hàng: có nhiệm vụ kinh doanh, tiếp
thị các sản phẩm, thâm nhập thị trường để tìm nguồn tiêu thụ hàng hoá trong
khu vực, quảng bá sản phẩm tới người tiêu dùng, thực hiện các nhiệm vụ
chăm sóc khách hàng
Phòng giao dịch: có nhiệm vụ nhận và thực hiện tất cả các cuộc trao đổi với
khách hàng, đáp ứng những yêu cầu của khách, và kết hợp chăm sóc khách
hàng
Phòng mua hàng: có nhiệm vụ tìm kiếm các nhà cung cấp để đáp ứng nhu cầu đa dạng hoá sản phẩm của
khách hàng, chất lượng tốt, giá cả hợp lý, dịch vụ hoàn hảo
Phòng vận chuyển: có nhiệm vụ chở và giao hàng tận nơi cho khách hàng một cách nhanh nhất và tốt
nhất
Ngoài ra Công ty còn có 2 Chi nhánh: Có chức năng hoạt động và hạch toán độc lập,
nhưng chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Ban giám đốc Công ty, dưới các Chi nhánh lại phân
ra các bộ phận chức năng. Đứng đầu các Chi nhánh là các Giám đốc điều hành Chi nhánh
chịu trách nhiệm trước Công ty về hoạt động kinh doanh của đơn vị mình.
Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà :
Ban giám đốc
( 3 nhân sự )
Phòng kinh doanh
và Quản lý bán hàng
5
Phạm Văn Vượng Kế toán 9-K35 (N.G tại Trường)
5
Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán
(12 nhân sự )
Phòng kỹ thuật
(10 nhân sự)
Phòng kế toán và
Phân tích tài chính
(6 nhân sự)
CN Bắc Ninh
(12 nhân sự)
CN Hải Dương
(14 nhân sự)
Phòng giao dịch
(4 nhân sự)
Phòng vận chuyển
(20 nhân sự)
Phòng mua hàng
(6 nhân sự)
Sơ đồ 1.1: Sơ đồ bộ máy quản lý ở Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà
I.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty
Là đơn vị kinh doanh chuyên phân phối và cung cấp các sản phẩm và dịch vụ thuộc các ngành hàng văn
phòng phẩm tổng hợp và tạp phẩm; máy móc và thiết bị văn phòng cùng các dịch vụ sửa chữa và bảo dưỡng;
mực cho máy in, máy photo, máy fax; băng dính công nghiệp, dây đai, màng chít; nội thất văn phòng, trường
học, bệnh viện; giấy và mực in mã vạch một cách hiệu quả, trọn gói và chuyên nghiệp, kết nối trực tiếp giữa
các nhà sản xuất với các đơn vị tiêu dùng cuối cùng.
Công ty Ngọc Hà cung cấp hàng hoá và dịch vụ cho trên 500 tổ chức, đơn
vị trên địa bàn Hà Nội, Hà Tây, Hải Dương, Bắc Ninh, Đây là các tổ chức,
6
Phạm Văn Vượng Kế toán 9-K35 (N.G tại Trường)
6
Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán
đơn vị thuộc các thành phần kinh tế nhà nước, đầu tư nước ngoài, tư nhân và
đang hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau: Ngân hàng và tổ chức tín dụng,
các học viện, trường đại học, cao đẳng, các bệnh viện, các bộ, cơ quan ngang
bộ, sở, cơ quan hành chính sự nghiệp, đại sứ quán, lãnh sự quán, các công ty
sản xuất, xây dựng, v.v
Phương châm kinh doanh của Công ty Ngọc Hà là „KẾT NỐI CÁC ĐƠN
VỊ TIÊU DÙNG VỚI NHÀ SẢN XUẤT“. Công ty đã và đang xây dựng các mối
quan hệ lâu dài và uy tín với các nhà sản xuất trong và ngoài nước sản xuất các
ngành hàng mà Công ty đang kinh doanh. Với quy mô hoạt động ngày càng
mở rộng và đầu ra ngày càng tăng cao, Công ty luôn được các nhà sản xuất ưu
tiên trong việc cung cấp hàng hoá với mức giá cả ưu đãi nhất.
Với trên 80 cán bộ nhân viên tốt nghịêp các trường đại học, cao đẳng,
trung học chuyên nghiệp Công ty Ngọc Hà luôn hướng phấn đấu không ngừng
nâng cao chất lượng hàng hoá và dịch vụ của mình. Công ty thường xuyên thu
thập phản hồi của khách hàng và tổ chức các chương trình đào tạo liên tục cho
tất cả các bộ phận của Công ty. Không chỉ dừng lại ở việc bán hàng và cung
cấp dịch vụ, Công ty luôn thúc đẩy công tác tư vấn cho khách hàng trong việc
mua hàng hoá nhằm nâng cao hiệu quả công tác mua hàng của các đơn vị khách
hàng.
Công ty cam kết sẽ mang lại chất lượng dịch vụ và hàng hoá ở mức cao
nhất, không những chỉ đáp ứng được mà còn vượt quá sự mong đợi của quý
khách hàng.
Dưới đây là bảng số liệu phản ánh tình hình tăng trưởng và phát triển của
Công ty trong 3 năm trở lại đây:
7
Phạm Văn Vượng Kế toán 9-K35 (N.G tại Trường)
7
Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán
TT
Chỉ tiêu
Năm 2004
Năm 2005
Năm 2006
1
2
3
4
5
8
Phạm Văn Vượng Kế toán 9-K35 (N.G tại Trường)
Tổng tài sản (1000đ)
12.357.680
14.270.380
15.250. 350
Tài sản cố định (1000đ)
5.798.370
6.879.390
7.284.540
Tài sản lưu động(1000đ)
6.559.310
7.390.990
8.001.810
Tổng nguồn vốn (1000đ)
12.357.680
14.270.380
15.250.350
Nợ phải trả (1000đ)
2.250.370
2.214.630
1.174.970
8
Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán
6
7
8
9
10
11
9
Phạm Văn Vượng Kế toán 9-K35 (N.G tại Trường)
Vốn chủ sở hữu (1000đ)
10.107.310
12.055.750
14.075.380
Thuế phải nộp NSNN (1000đ)
2.897.370
3.245.478
4.251.799
Số lượng CNV (người )
31
64
87
Thu nhập bình quân (VNĐ/ tháng )
810.000
1.022.480
1.691.870
DTT (1000đ)
73.850.000
79.865.597
85.221.789
LN thuần (1000đ)
554.000
620.000
720.000
9
Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán
12
Phụ ghi: Báo cáo tài chính các năm 2004, 2005, 2006
II. ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY
II.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà là một Công ty có quy mô hoạt động
kinh doanh thương mại tương đối lớn, có địa bàn hoạt động rộng với nhiều đơn
vị trực thuộc. Để có thể tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với sự phân cấp
quản lý tài chính của Công ty, ban lãnh đạo cùng với phòng Kế toán và phân
tích tài chính lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán nửa tập trung, nửa phân
tán. Tiến hành công tác kế toán theo hình thức Nhật ký chung và kế toán hàng
tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên, tính giá vật liệu và hàng hoá
xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Đứng đầu kế toán Công ty là kế toán trưởng. Phòng kế toán Công ty được
đặt dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng. Các bộ phận kế toán của Chi nhánh đều
đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của trưởng phòng kế toán các Chi nhánh.
Đối với các Chi nhánh hạch toán độc lập hạn chế. Bộ phận này có nhiệm
vụ thu thập xử lý các chứng từ ban đầu sau đó tổ chức hạch toán chi tiết tổng
hợp và lập báo cáo định kỳ gửi về phòng kế toán của Công ty theo qui định. Kế
toán Công ty kiểm tra và duyệt báo cáo quyết toán để làm căn cứ hạch toán
tổng hợp toàn Công ty.
Phòng Kế toán và phân tích Tài chính Công ty gồm 6 người và tổ chức theo cơ cấu sau:
Kế toán trưởng: Người đứng đầu bộ máy kế toán tham mưu chính về công
tác kế toán tài vụ của công ty. Kế toán trưởng là người có năng lực trình độ
chuyên môn cao về tài chính – kế toán, nắm chắc các chế độ hiện hành của
nhà nước để chỉ đạo hướng dẫn các bộ phận mình phụ trách ; tổng hợp
thông tin kịp thời, chính xác đồng thời cùng ban giám đốc.
10
Phạm Văn Vượng Kế toán 9-K35 (N.G tại Trường)
LN sau thuế (1000đ)
398.880
446.400
518.400
10
Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán
Kế toán bán hàng: là kế toán theo dõi tình hình tiêu thụ hàng hoá , tình
hình nhập xuất tồn hàng hoá. Căn cứ vào hoá đơn bán hàng, phiếu nhập kho,
phiếu xuất kho, kế toán định khoản và ghi vào sổ sách có liên quan .
Kế toán công nợ kiêm kế toán thanh toán: là kế toán theo dõi và ghi có
các khoản phải thu, phải trả với nhà cung cấp căn cứ vào các chứng từ liên
quan kế toán ghi sổ chi tiết theo từng khách hàng. Đối với những khách
hàng, nhà cung cấp thường xuyên kế toán mở riêng sổ chi tiết để theo dõi
và ghi sổ các khoản điện, nước, điện thoại, các khoản tạm ứng
Thủ quĩ kiêm kế toán tài sản cố định: Thể hiện trên sổ sách tình hình tài
sản, số lượng, giá trị tài sản như đất đai, nhà cửa, trang thiết bị máy móc
cũng như tình hình biến động của các tài sản đó. Thủ quĩ có nhiệm vụ giữ
quĩ, thu chi các khoản tiền mặt trong công ty
Kế toán thuế: Nắm chắc các qui định, luật thuế của nhà nước ban hành để
từ đó hạch toán các khoản thuế phải nộp của doanh nghiệp .
Kế toán tổng hợp: là người chịu trách nhiệm tổng hợp phần hành kế toán của từng kế toán viên thực hiện
hoạt động sản xuất kinh doanh, kiểm tra báo cáo tài chính các đơn vị, kiểm tra số sách, đôn đốc việc lập
báo cáo, xử lý các bút toán chưa đúng, tổ chức lưu trữ tài liệu kế toán.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH TM & DV Ngọc Hà
Sơ đồ 1.2: Sơ đồ bộ máy kế toán
11
Phạm Văn Vượng Kế toán 9-K35 (N.G tại Trường)
KẾ TOÁN TRƯỞNG
KT
Thuế
Thủ
quỹ
kiêm
KT
TSCĐ
KT
Công
nợ
kiêm
thanh
toán
KT
Bán
hàng
KT
Tổng
hợp
11
Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán
II.2. Tổ chức công tác kế toán
Là một đơn vị kinh doanh thương mại, nên Công ty áp dụng chế độ kế
toán mới từ tháng 10/1994 theo dự thảo lần thứ tư của vụ chế độ kế toán Bộ Tài
Chính. Trong quá trình áp dụng thử nghiệm kế toán mới, Công ty đã gặp phải
một số khó khăn như phải xây dựng một hệ thống sổ kế toán, chuyển số dư tài
khoản kế toán cũ sang tài khoản kế toán mới. Hiện nay, công tác kế toán của
Công ty đã ổn định việc tổ chức ghi chép hạch toán hợp lý, thông tin cung cấp
kịp thời, chính xác, phục vụ có hiệu quả yêu cầu quản lý kinh tế tài chính của
Công ty.
Đối với phần hành kế toán hàng tồn kho, Công ty áp dụng phương pháp kê
khai thường xuyên, trị giá vốn vật liệu, hàng hoá, công cụ dụng cụ xuất kho
được tính theo giá thực tế, hình thức kế toán Nhật ký chung, nộp thuế giá trị gia
tăng theo phương pháp khấu trừ. Kỳ kế toán nộp báo cáo tài chính gửi lên Cơ
quan Thuế là năm.
II.3. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ được sử dụng tai Công ty gồm:
- Chứng từ lao động và tiền lương gồm;
+ Sổ lương
+ Bảng chấm công
+ Bảng tính lương và thanh toán tiền lương.
- Chứng từ về TSCĐ gồm: Thẻ TSCĐ
- Chứng từ sử dụng theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiền tệ gồm:
+ Phiếu thu (Mẫu 01-TT-BB)
+ Phiếu chi (Mẫu 02-TT-BB)
+ Giấy báo nợ, có của Ngân hàng
+ Giấy đề nghị thanh toán tạm ứng (Mẫu 03-TT-HD)
+ Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu 04-TT-BB)
+ Biên lai thu tiền (Mẫu 05-TT-HD)
+ Bảng kê thu, chi tiền mặt; tiền gửi Ngân hàng.
12
Phạm Văn Vượng Kế toán 9-K35 (N.G tại Trường)
12
Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán
- Chứng từ về hàng tồn kho gồm:
+ Phiếu nhập kho (Mẫu 01/VT)
+ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
- Chứng từ về bán hàng gồm:
* Phiếu đề nghị xuất kho
* Phiếu xuất kho
* Hoá đơn giá trị gia tăng (Mấu số 01GTGT – 3LL) được lập thành 3 liên:
+ Liên 1 lưu giữ tại phòng kế toán
+ Liên 2 giao cho khách hàng
+ Liên 3 dùng để thanh toán.
Chất lượng công tác hạch toán ban đầu có ý nghĩa quan trọng đối với chất
lượng công tác kế hoạch sau này. Chính vì vậy công ty luôn chấp hành đúng hệ
thống chứng từ và sổ sách của Bộ Tài Chính.
Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết
nhập số liệu nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung trên máy, sau đó căn cứ
vào số liệu ghi sổ Nhật ký chung máy sẽ tự động lên các nghiệp vụ phát sinh
vào sổ kế toán chi tiết liên quan.
II.4. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Hệ thống tài khoản Công ty được mở theo quyết định 1141 TC/CĐKT. Ngoài ra, để phục vụ cho việc
theo dõi chi tiết, phần lớn các tài khoản được mở thành các tài khoản cấp II, cấp III, và chi tiết cho từng đối
tượng. Ví dụ: tài khoản 112 được mở thành các tài khoản như: TK 11211, 11212, (TK 1121 là tài khoản tiền
gửi ngân hàng, TK 11211 là TK tiền gửi ngân hàng đầu tư) để theo dõi chi tiết tình hình giao dịch, thanh toán
tại các ngân hàng mà Công ty có quan hệ.
II.5. Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, Công ty áp dụng hình thức
sổ Nhật ký chung. Sổ kế toán bao gồm: Sổ kế toán chi tiết và Sổ kế toán tổng
hợp.
II.5.1. Sổ kế toán tổng hợp.
Để phù hợp với các nghiệp vụ kinh tế thường xuyên phát sinh tại Công ty
và để tiện cho việc theo dõi chính xác các tài khoản thường xuyên có biến
13
Phạm Văn Vượng Kế toán 9-K35 (N.G tại Trường)
13
Đại học Kinh tế Quốc dân Khoa Kế toán
động. Công ty đã lựa chọn hình thức sổ kế toán Nhật ký chung. Với hình thức
sổ kế toán này, Công ty đã sử dụng sổ Nhật ký đặc biệt, đó là Nhật ký thu tiền,
Nhật ký chi tiền. Như vậy, với sổ kế toán tổng hợp, Công ty sử dụng 4 sổ kế
toán: Nhật ký chung, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, Sổ cái các tà khoản.
II.5.2. Sổ kế toán chi tiết.
Các sổ kế toán chi tiết mà Công ty sử dụng bao gồm:
1. Sổ quỹ tiền mặt
2. Sổ kho
3. Sổ chi tiết vật liệu, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
4. Bảng tổng hợp chi tiết vật, công cụ, sản phẩm, hàng hoá
5. Sổ chi tiết thanh toán với người mua
6. Sổ chi tiết bán hàng
7. Sổ chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh
8. Sổ chi tiết theo dõi thuế giá trị gia tăng
9. Sổ lương
Những sổ kế toán chi tiết trên sử dụng theo mẫu của Bộ Tài Chính ban hành theo Quyết định số
1177/TC/QĐ/CĐKT ngày 23/12/1996 và Quyết định số 144/2001/QĐ-BTC ngày 21/12/1996.
II.5.3. Trình tự ghi sổ kế toán tại công ty.
Khi có một nghiệp vụ kinh tế phát sinh, một chứng từ kế toán được lập. Nếu lien quan đến thu tiền, chi
tiền thì kế toán sẽ vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền. Nếu có liên quan đến các sổ kế toán chi tiết khác thì
ngoài việc vào sổ Nhật ký chung, kế toán đồng thời vào các sổ kế toán chi tiết. Nghiệp vụ thu tiền, chi tiền chỉ
ghi chép vào sổ Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền, không ghi chép vào Nhật ký chung nữa. Công việc này được
kế toán thực hiện từ một đến hai ngày một lần. Sau đó cứ 5 ngày một lần, kế toán căn cứ vào số liệu đã ghi
trong sổ nhật ký đặc biệt để ghi vào sổ Cái các tài khoản có liên quan đến các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ kế
toán.
Cuối mỗi quý, kế toán cộng số liệu trên sổ cái các tài khoản. Đồng thời,
căn cứ vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết. Căn
cứ vào bảng tổng hợp chi tiết, sổ Cái, kế toán tiến hành đối chiếu các số liệu
trên hai hệ thống sổ (Sổ tổng hợp và sổ chi tiết). Căn cứ vào sổ Nhật ký, sổ Cái
các tài khoản, kế toán tiến hành lập các báo cáo tài chính cho từng quý.
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính
phát sinh đều phải ghi vào sổ nhật ký, mà trọng tâm là sổ nhật ký chung, theo
14
Phạm Văn Vượng Kế toán 9-K35 (N.G tại Trường)
14
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét